Blog - 10 Hacks para sua reunião online ser um sucesso

Por: Silvestre Rodrigues
CEO da Raios Apresentações • Especialista em Apresentações de Impacto
• Palestrante • Professor Escola Conquer • Mentor • Criativo

Por conta deste momento difícil de pandemia, muitas pessoas estão enfrentando dificuldades para cumprir tarefas simples. Se você é uma delas, não se culpe. Estamos com a cabeça tão cheia de preocupações relacionadas ao futuro de nossas vidas, que acabamos esquecendo de fazer o básico.

Neste momento, ficar em casa é fundamental para sua saúde e bem estar de todos ao seu redor. Você provavelmente já deve estar está encarando o isolamento como um dever cívico, mas também deve estar se perguntando: Como eu trabalho e falo com a minha equipe estando em isolamento social? Como eu crio um material de qualidade para apresentar a todos?

Bom, você veio ao lugar certo!

Hoje nós vamos te ajudar com 10 hacks que praticamos aqui na Raios para ter uma reunião efetiva e uma apresentação on-line de impacto. Nossas dicas te ajudarão a continuar sendo produtivo e a fazer reuniões eficientes, mesmo em home office.

Hack 01.
O primeiro passo é encontrar a plataforma adequada para as suas reuniões.

Existem diversas plataformas de videoconferências que você pode utilizar, tanto pagas, quanto gratuitas. O importante é saber o número de pessoas que participará da sua reunião para depois decidir quais dessas ferramentas poderão comportar essas pessoas sem travar a sala.

Abaixo iremos listar algumas das melhores.

"Lifesize"

Os primeiros 14 dias são gratuitos. Essa plataforma te ajuda a fazer reuniões de pequeno e grande porte, podendo ser no seu celular ou computador.

“Hangouts”

Essa plataforma do Google é uma das que mais utilizamos para reuniões aqui na Raios. Além de chamadas de vídeo, ela conta com um chat, onde a equipe pode trocar mensagens diretas. Facilita muito o trabalho!

“WhatsApp”

No WhatsApp você consegue fazer chamadas de vídeo com até 4 pessoas. Trata-se de uma plataforma dinâmica para reuniões mais rápidas, porém, todos da equipe devem ter uma boa internet para que a chamada não fique caindo.

“ZOOM”

A Zoom tem sido a plataforma mais indicada por outros empreendedores. Ela permite até mil participantes em uma reunião. Com ela você pode gravar a reunião, usar salas simultâneas e dar treinamentos com anotações. A plataforma é gratuita para grupos de até 100 pessoas e possui 40 minutos de tolerância.

Hack 02.
Garanta uma boa conexão com a internet.

Ninguém suporta receber ligações com a voz toda hora picotando, né? A mesma coisa acontece com a videoconferência. Sem uma boa internet, seu sinal ficará caindo e a reunião não irá para a frente. Se atente a ter uma boa conexão para que toda a conversa possa fluir bem.

Hack 03.
Ache um lugar calmo, onde você não terá interrupções.

Um dos maiores desafios de estar confinado com a família é não ter um ambiente propício para trabalho, principalmente se você tem filhos. Quando estiver próximo da reunião, avise os outros adultos da casa que você estará ocupado.

Veja se seu cachorro não vai começar a latir ou querer brincar com você, certifique-se que as crianças estão dormindo ou entretidas, e claro, procure um lugar privado para ficar. O ideal é que você escolha o quarto ou um cômodo que possa ser fechado, mas não vá para o banheiro, isso pode pegar mal com o restante da sua equipe.

Hack 04.
Combine as pautas da reunião com a sua equipe.

As reuniões normalmente têm uma finalidade e essa finalidade costuma ser resolver alguma questão ou chegar em uma determinada solução. Apesar disso, você não deve esperar que isso aconteça durante a videoconferência se você não enviou para a equipe as pautas que seriam discutidas. Quando você compartilha com seu time quais problemas precisam ser resolvidos com antecedência, sua equipe consegue reservar um tempo para pensar e propor ideias.

Claro que muitos podem ter insights na hora da reunião, porém, é importante dar um tempo para que todos possam assimilar as pautas e se preparar para a reunião.

Hack 05.
Estipule o tempo da reunião.

Mesmo estando em home office, todo mundo tem afazeres, principalmente domésticos. Colocar um tempo máximo para a reunião permitirá que a equipe consiga se programar melhor.

Sua conversa com certeza será mais objetiva.

Hack 06.

Crie uma apresentação envolvente e impactante.

Muita gente acredita que o PowerPoint só serve para apresentações ao vivo e em cores. Quem pensa isso, está enganado! As apresentações no PPT também podem ser utilizadas para apresentações ou reuniões a distância. Elas devem ser bem trabalhadas, para facilitar a comunicação. Nós da Raios Apresentações temos diversos materiais que podem te ajudar nisso, confira clicando neste post: Materiais Gratuitos.

Inclusive, já treinamos mais de 150 pessoas presencialmente, que aprovaram nossa metodologia de criação das apresentações de impacto. Agora, com o isolamento social, adaptamos nosso curso para o on-line, pois queremos sempre combater as apresentações ruins. Clique e garanta sua vaga!

Uma apresentação de impacto e de fácil entendimento é meio caminho andado para o sucesso de uma reunião.

Hack 07.
Grave sua videoconferência.

Fazer ata de reunião parece algo super ultrapassado, né? Mas a ata é o registro de toda conversa e decisões tomadas. O que muda é que agora você não precisa eleger algum dos participantes para ser o escrivão, apenas grave sua reunião e disponibilize para todos os envolvidos.

Hack 08.
Faça um resumo dos pontos e insights importantes que foram discutidos.

Além da ata, é importante fazer um resumo de tudo que foi abordado na reunião, pois a ata é um registro para a posteridade, enquanto o resumo será uma forma de você assimilar todos os pontos importantes que foram levantados. Ele te ajudará a ter uma melhor compreensão da situação de sua empresa.

Hack 09.
Use a chamada de vídeo para estreitar relações.

Você pode achar que não precisa de uma videoconferência para fazer reuniões. Que basta mandar tudo por escrito e organizar as informações.

As reuniões por vídeo não servem apenas para discutir os assuntos da empresa. Nesse momento que não estamos tendo contato físico uns com os outros, é importante tornar qualquer tipo de interação mais humana. Estreitar os laços com sua equipe desperta empatia e todos passam a trabalhar juntos por um desenvolvimento em comum.

Hack 10.
Crie algumas condutas básicas, para que a reunião flua melhor.

Pode acontecer que durante a reunião todos queiram falar ao mesmo tempo ou então que a conversa fique tão boa que perca rapidamente o foco e vocês não cheguem a lugar nenhum.

Para garantir a boa fluidez da sua reunião, coloque algumas regras de conduta, como por exemplo, o tempo de fala de cada um e uma ordem para a réplica. Esse tipo de atitude facilitará muito a comunicação, principalmente em videoconferências com várias pessoas.

Espero que você tenha gostado das dicas e que se sinta preparado para hackear aquela reunião ou apresentação on-line de sucesso.

O Coronavírus com certeza passará, mas as transformações sofridas no ambiente de trabalho irão pautar nossas relações daqui para a frente. O melhor é aprender o quanto antes e se adaptar a esse novo mundo!

Acesse a página do evento e faça parte da contagem regressiva junto com a gente.

É hora de aprender e depois mostrar como se faz!

Nós da equipe Raios Apresentações, sempre empenhados em combater as apresentações ruins, criamos um GRUPO EXCLUSIVO para todos que quiserem aprimorar a habilidade de criar apresentações incríveis, impactantes e encantadoras.

Para entrar no grupo, basta clicar no link: Grupo Raios.

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Silvestre Rodrigues é especialista em apresentações de alto impacto e cofundador da agência Raios Apresentações, empresa especialista em apresentações profissionais. É designer, pelo curso de Desenho Industrial da Universidade Estácio de Sá, facilitador gráfico e artista visual pela EAV - Escola de Artes Visuais do Parque Lage.

Nos últimos 5 anos, já ajudou clientes como TIM Brasil, Shell, Óticas Diniz, Banco Sicoob, Estadão, PSBi Informação Inteligente e tantos outros.